Электронные счета-фактуры и документы
Работа с документами, по сути, и есть основное занятие бухгалтерии или налогового отела. Но эту гору документов можно существенно сократить, если часть документов будет использоваться не на бумажных носителях. Для этого нужно разобраться, что специалист может оставить в электронном виде, а что должен хранить только на бумажных носителях. Причем это касается не только первичных учетных документов, но и счетов-фактур, договоров, а также внутренних документов организации.
В ситуациях, когда требуется точно указать, когда именно данный счет был получен, в бумажном документообороте приходится хранить конверты, квитанции, журналы корреспонденции. При электронном документоведении именно дата получения является главным доказательством времени получения счета и именно ее следует заносить в журнал учета полученных документов.
Электронный формат также избавляет от необходимости делать копии документов в двух экземплярах (продавцу и покупателю) – документ один, просто оба участника документооборота имеют к нему одинаковый доступ. Это упрощает процедуру внесения исправлений и уточнений в документ.
Электронный счет-фактура в специальной системе обмена электронными документами не может быть отправлен без электронной подписи. Кроме того, нельзя усомниться в том, что на документе стоит ее оригинал. значит, к документу не будет претензий со стороны налоговой инспекции.
Электронные счета-фактуры содержат реквизиты, все необходимые данные для оплаты и также должен быть подписан руководителем или уполномоченным лицом, для этого используется эцп (электронная цифровая подпись).
Для того чтобы иметь возможность удобной работы с электронным документооборотом уже созданы специальные программы. Одной из самых популярных является диадок – программа для обмена первичной электронной документации.
Электронные счета-фактуры принимаются и контролирующими органами для отчетности. Сделать это можно будет по Интернету. Порядок предоставления электронных документов также детально описан в нормативно-правовых актах министерства Финансов.
Более подробно разобраться с тем, что из себя представляют электронные счёт-фактуры и документы можно здесь - http://www.diadoc.ru/. Сервис ДиаДок занимается также накладными, актами и договорами через интернет, которые имеют юридичеcкую cилу и полноcтью заменяют бумажные аналоги.
