Канбан в закупках в Украине

Раздел - Статьи

Если вы изучаете способы оптимизации закупок в системах ProZorro и RIALTO, то вы наверняка слышали про «канбан». Эффективное управление закупками в Одессе - понятный процесс для всех участников рынка, который приносит желаемый результат: качество закупленного для заказчика и деньги для поставщика или участника тендера. Канбан помогает визуализировать проблемные места в бизнес-процессах, реализует принцип «точно в срок» и позволяет значительно ускорить выполнение работы.

Способы оптимизации закупок в системах ProZorro

Удобно следить за тендерами, государственными закупками и актуальными аукционами помогает сайт «Украинской универсальной биржи» tender.uub.com.ua, который является официальной аккредитованной площадкой системы госзакупок Украины Prozorro.

Как работает канбан в закупках?

Задача канбан - сделать проблему видимой, а затем установить ограничения на незавершенную работу. Это позволит устранить накопление запасов полуготовой работы перед узким местом, и соответственно, предотвратить расточению ресурсов и задержкам. Практически это выглядит так - на каждый этап устанавливается лимит незавершенных задач, которые одновременно могут быть «в работе». Таким образом, работа цепочки оптимизируется, ведь задач выполняется ровно столько, сколько необходимо для выполнения успешного конечного результата.

Еще одна из фишек канбан - ставить один KPI на всю цепочку, а не отдельно работникам или отделам. Оптимальная оценка по сроку выполнения, то есть чем скорее выполняются заказы или задачи, тем лучше. По логике канбан, в любом бизнес-процессе главное - найти и держать баланс между скоростью выполнения новых заказов и эффективностью использования имеющихся ресурсов, оборудования и работников.

Шесть ключевых практик

Наблюдая за результатами компаний, которые внедрили Канбан, бизнесмены вычислили ключевые практики успешного внедрения метода. В разрезе работы в закупках, рекомендации выглядят так:

1. Визуализируйте поток работ.

Визуализация процессов работы с тендером поможет правильно понять изменения статусов и процесс закупок в организации в целом. В свою очередь, на основе этого понимания возможно вносить корректные изменения в работу с тендерами. Типичным способом визуализировать процесс работы в Канбан является использование доски с колонками и карточками. Колонки на доске обозначают различные шаги процесса работы, обычно являются электронные сервисы, уже подстроены под Канбан. Таким образом в заказчики и поставщики могут использовать Канбан в своей работе. Электронная площадка E-Tender.ua для удобства работы поставщиков в публичных закупках разработал специальный функционал, помогает распределять тендеры, отслеживать статусы работы.

2. Ограничивайте незавершенные задачи.

Или ограничивайте незавершенную работу. Задачи, которые находятся в статусе выполнения на каждом шагу закупочного процесса лучше ограничивать. Новые задачи переходят к следующему шагу, когда появляется место в соответствующей колонке. Это и позволяет организовать так называемую «вытягивая» систему работы. Так, например, новые задачи в разработке тендера не явится внезапно на завтра, ведь их «вытягивает» сама система, в которой освободились мощности.

3. Управляйте потоком.

После того как метод Канбан визуализировал процессы и установил ограничения, компания получает стабильный поток работ, управлять которым можно, измеряя определенные его характеристики. Наиболее распространено в канбан измерения «Времени исполнения заказа» с момента принятия заказа клиента до момента выдачи ему того, что ему надо. Проецируя на закупки - время от заказа до доставки товара / выполнения работ или услуг для внутреннего заказчика. Для управления потоком работ в канбан используют закон Литтла, что утверждает:

Среднее время исполнения заказа =

средняя суммарное количество незавершенных задач в системе /

средняя пропускная способность системы.

Соответственно, чем меньше у вас незавершенной работы, тем быстрее будет выполнена в среднем задача.

4. Сделайте правила прозрачными.

Переход от этапа к этапу в канбан происходит по определенным правилам или договоренностями. Канбан настойчиво советует их записывать и вешать на доску, чтобы все, кто участвует в процессе, их видели и могли использовать или изменить. Процессы закупок должны стать понятными и прозрачными для всех участников, тогда обсуждение каждой отдельной составляющей процесса не будет субъективной или эмоциональной точкой зрения. Поэтому с внедрением канбан станет легче сразу переходить к более предметных обсуждений.

5. Создайте обратную связь.

Просмотр операций и анализ - второй уровень обратной связи. Находясь в постоянной работе, трудно системно видеть развитие проектов отдела и команды, поэтому своевременный анализ становится в случае, чтобы качественно регулировать работу, в том числе и в работе с тендерами.

6. Совершенствуйтесь и экспериментируйте.

Ограничения на незавершенную работу, один общий показатель на всю цепочку и прозрачные политики побуждают всех участников Канбан-процесса обсуждать проблемные места и вместе искать пути совершенствования. Обогащайте свою работу экспериментами - не понимает использовать другие модели и методы, ведь именно специфика задач вашей компании может быть эффективно выполнена именно с миксом методов управления.

Песни про Одессу

Песни про Одессу

Коллекция раритетных, колоритных и просто хороших песен про Одессу в исполнении одесситов и не только.

Отдых в Одессе

Отдых в Одессе

Одесские пляжи и курорты; детский и семейный отдых; рыбалка и зелёный туризм в Одессе.

2ГИС онлайн

Дубль Гис

Интерактивная карта Одессы. Справочник ДубльГис имеет удобный для просмотра интерфейс и поиск.

Одесский юмор

Одесский юмор

Одесские анекдоты истории и диалоги; замечательные миниатюры Михаила Жванецкого и неповторимые стихи Бориса Барского.